Анализа на потребите

Што претставува архива и зошто е неопходнa во секоја организација?

Една од главните цели на апликацијата е да создаде пристап до архивираните документи. Познато е дека Архивите ги идентификуваат, зачувуваат и го обезбедуваат пристапот до важните материјали. Зачувувањето на овие материјали се прави со цел да се создаде пристап и да се подобри употребливоста на зачуваните документи за информативни цели.

Софтверот кој е изграден во оваа дипломска работа, се обидува да ги почитува правилата по кои функционира Архив како институција, но не е наменет да ги исполни официјалните потреби на таква институција, туку е пред сѐ наменет да ги задоволи следните потреби за внатрешно неформално дигитално архивирање во една организација. Корисниците можат систематски да управуваат со процесите вклучени во задржувањето и отстранувањето на записите во организацијата.

Во приватните компании севкупната документација и евиденција се користи за да се проценат перформансите на компанијата и меѓуорганизациската одговорност. Се додека постои компанијата потребни се сите евиденции и документи зачувани во една компаниска архива. Со цел да се олесни начинот на распределба на тие евиденции меѓу корисниците односно работниците е создадена апликацијата Save Space. Со електронско архивирање се олеснува начинот на зачувување на документи потребни за компанијата, се заштедува време за пристап до истите; значи не треба да се пристапи до просториите каде што се наоѓаат документите, туку потребно е само корисникот да се најави и да го најде со пребарување соодветниот документ од соодветниот оддел на компанијата.

Error: Failed to load processor box

No macro or processor named 'box' found

Error: Failed to load processor rbox

No macro or processor named 'rbox' found

}}}

Листа на актери

1. Администратор - корисник кој управува со системот. Ги поседува сите привилегии и управува со останатите корисници.
2. Референт - корисник кој има пристап да управува со оддели, фолдери и датотеки.
3. Надзорник - корисник со лимитирани привилегии кој може да направи преглед на модулите за архивирање или зачувување на датотеки.

Листа случаи на употреба

1. Управување со оддели
2. Управување со фолдери
3. Управување со датотеки
4. Симнување на датотеки
5. Уредување на профил
6. Креирање на фолдер или верзија
7. Прикачување на датотеки
8. Управување со корисници
9. Export од база
10. Конфигурација на валидациски правила за прикачување на датотеки
11. Преглед на оддели
12. Преглед на фолдери
13. Преглед на датотеки

Сценарија на случаи на употреба

Дијаграм за приказ на случаите на употреба, организиран по ролја на корисник

На сликата погоре е прикажан кориснички дијаграм за операциите кои може корисникот да ги изврши во апликацијата врз база на дозволени пермисии т.е. ролја на корисникот во системот.

Случаи на употреба

Случај на употреба 1: Управување со оддели

Актери	Референт
Опис	Референтот управуваат со оддели.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со оддели. 3. Има можност да креира, уредува (име или код) или избрише оддел. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден оддел не може да се избрише доколку во него има фолдери
Забелешки	/

Случај на употреба 2: Управување со фолдери

Актери	Референт
Опис	Референтот управува со фолдери.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да креира фолдер или негови верзии, прикачи датотеки во фолдери или да го избрише. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден фолдер не може да се избрише доколку во него нема датотеки
Забелешки	/

Случај на употреба 3: Управување со датотеки

Актери	Референтот
Опис	Референтот управува со датотеки.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери или датотеки. 3. Има можност да прикачи датотеки во фолдер или негови верзии или да ги избрише. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Не е можно да се прикачи датотека со исто име која веќе постои.
Забелешки	/

Случај на употреба 4: Симнување на датотеки

Актери	Референт
Опис	Референтот ги симнува сите датотеки или дел од нив во Zip.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Во страниците: "Оддели", "Фолдери" и "Датотеки" има копче "Download". 3. Со клик на копчето се симнува Zip датотека која ги состои сите датотеки структурирани според тоа како се зачувани на сервер. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	Доколку не постојат датотеки во одреден оддел, фолдер или воопшто не се симнува Zip

Случај на употреба 5: Уредување на профил

Актери	Референт
Опис	Референтот ги менува податоците за својот профил.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Пристапува до своите податоци. 3. Има можност да ги менува своите информации, корисничкото име, лозинката како и е-адресата. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	Доколку направи промена на својата е-адреса, корисничко име или лозинка администраторот автоматски се одјавува од системот.

Случај на употреба 6: Креирање на фолдер или верзија

Актери	Референт
Опис	Референтот креира фолдери и нивни верзии.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да креира фолдер или негови верзии, прикачи датотеки во фолдери. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 7: Прикачување на датотеки

Актери	Референт
Опис	Референтот прикачува нови датотеки во фолдер.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери или датотеки. 3. Има можност да прикачи датотеки во избран фолдер. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 8: Управување со корисници

Актери	Администратор
Опис	Администраторот има целосен преглед на сите корисници. Тој оперира со нивните профили и им овозможува пристап до апликацијата.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со корисници. 3. Има можност да креира, промени статус, избрише и уредува податоци за корисниците. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден администратор неможе да избрише друг администратор како и еден референт или надзорник не може да се избрише доколку има асоцирани фолдери т.е. документи
Забелешки	/

Случај на употреба 9: Export од база

Актери	Администратор
Опис	Администраторот прави Еxport на табела од база.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Во страниците: "Корисници", "Оддели", "Фолдери" и "Датотеки" има копче "Export". 3. Со клик на копчето се симнува Excel датотека која ги состои сите полиња во одредена табела. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 10: Конфигурација на валидациски правила за прикачување на датотеки

Актери	Администратор
Опис	Администраторот внесува валидациски правила за прикачување на датотеки.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. На страницата за конфигурација на податоците за најава има поле за внес на валидациски правила за прикачување на датотеки. 3. Администраторот ги внесува сите типови на датотеки кои се дозволени за прикачување и максималната големина по датотека во две полиња. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Типовите на датотеки се внесуваат со сепаратор "," во формат: ".fileExtension" додека големината во килобајти
Забелешки	/

Случај на употреба 11: Преглед на оддели

Актери	Надзорник
Опис	Надзорникот има целосен преглед на страницата со оддели.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Надзорникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со оддели. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за одделите, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 12: Преглед на фолдери

Актери	Надзорник
Опис	Надзорникот има целосен преглед на страницата со фолдери.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Надзорникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за фолдерите, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 13: Преглед на датотеки

Актери	Надзорник
Опис	Надзорникот има целосен преглед на страницата со датотеки.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Надзорникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со датотеки. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за датотеките, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/