| 69 | | Во текот на нивната долга историја, архивите непрестајно ја менуваат својата функција и продолжуваат да го прават тоа дури и сега. Опсегот на функциите на архивите се проширува и се менува постојано. Но, документите што се зачувуваат во нив (и податоците што ги вклучуваат документите) остануваат, сепак, непроменети. Секако, овие функции се проширија во текот на социјалната и економската еволуција, станувајќи се поспецијализирани со ширењето на дигитизацијата, добивајќи нови функции, но во суштина покажувајќи долгорочна трајност. За зачувување, пребарување, класифицирање и опишување на таквите документи, развиени се архивски стандарди и практики кои се користат во голема мера и во јавната администрација и во бизнисот. Се разбира, ова тврдење првенствено се однесува на архивите основани за административни или деловни цели, тип на институции одговорни за содржината на документите и податоците што ги чуваат. Во случајот на административните архиви, корисниците најмногу ги сакаат податоците и информациите содржани во документите за истите цели што архивите првично ги служеа - на пример, да обезбедат сертификати за претходна сопственост на имот. |
| 70 | | |
| 71 | | **- Зачувување на физички копии** |
| 72 | | |
| 83 | | Архивите се одговорни не само за складирање и достапност на документите и податоците содржани во нив, туку и за зачувување на меѓусебните врски помеѓу податоците и меѓу документите. Принципот на потекло бара зачувување на контекстот, постигнат со чување заедно документи од организацијата, или одредени лица (правници, службеници) што ги произведуваат, додека принципот на зачувување на оригиналниот ред бара зачувување на постоечката структура на документите во моментот на нивното примање. Овие практики се комбинираат за да создадат уште поширок контекст, со зачувување на оперативната логика што ја карактеризира организацијата што ги создава или прима документите. Од потесна перспектива, примената на описните стандарди на меѓународните архивски практики помагаат да се разјаснат и внатрешните врски меѓу групите документи и меѓусебните врски што тие ги имаат со други групи документи, вклучително и приказ на нивната историја на потекло и архивска историја. |
| 84 | | |
| 85 | | **- Миграција на формати на документи** |
| 86 | | |
| 87 | | Поголемиот дел од документите што ги чуваат Архивите имаат постојан формат, односно формат што овозможува пристап до документите без никакво временско ограничување. Форматот на физичкиот примерок не се менува, иако нивната состојба може да се влоши; Запирањето или враќањето на тој процес е целта на зачувување. Во текот на процесот на миграција, архивските институции не само што треба да обезбедат документите да продолжат да бидат технички читливи (видливи); тие исто така треба да гарантираат постојана автентичност и интегритет на материјалите. Сосема е малку веројатно дека документот произведен во формат на канцелариски софтвер се уште ќе може да се чита една или две децении подоцна во неговиот оригинален формат. Кога ќе стане неопходно да се конвертира оригиналниот формат, архивата исто така ќе треба да докаже дека мигрираниот документ е идентичен со оригиналниот и во форма и во содржина - особено кога документот има правно значење. |
| 88 | | |
| 89 | | **- Институционална одговорност** |
| 90 | | |
| 91 | | Во современите структури на јавната администрација, водењето на административните архиви (на пример, сопствените архиви на различни владини организации, специјализираните државни архиви, општинските и националните архиви) е определено со закони и прописи. Постојат бројни процедури на администрација кои пропишуваат употреба на архиви; од друга страна, презентацијата на податоците или документите преземени од архивите лежи во интерес на клиентите, на пример во судски спор. Авторитетот што го поседуваат архивите претставува важен камен-темелник на јавната и приватната администрација. Функционирањето на овие архиви е многу подетално регулирано со закон, при што професионалните кодекси и процедури или воопшто архивската етика игра значајна улога. Затоа, институционалната одговорност и јавната работа на архивите ја исполнуваат суштинската општествена, правна и потреба на јавната и приватната администрација на институциите која би аргументирала за нивно зајакнување, развој и модернизација, наместо нивно укинување [6]. |
| 92 | | |
