Анализа на потребите

Што претставува архива и зошто е неопходнa во секоја институција?

Поимот архива во европски поим кој што ги подразбира сите документи произведени или примени од поединци, деловни субјекти или корпоративни тела во текот на нивните деловни ангажмани, пренесени во друга институција која се занимава со зачувување на истите документи (Архиви) [5]. Оваа дефиниција беше потврдена со Препораката на Советот на Европа (2000), која ја дефинираше „архивата“ како севкупност на документите создадени за нивните бизниси, кои потоа се пренесуваат во Архивата за трајно зачувување. Оттука, „Архива“ е институцијата која има одговорност да ги чува архивските документи. Една од главните цели на Архивата е да создаде пристап до архивираните документи. Пристапот до архивите вклучува употребливост на архивските документи во согласност со националните закони. Познато е дека Архивата ги идентификува, зачувува и обезбедува пристап до нивните важни материјали. Тие ги зачувуваат овие материјали со цел да создадат пристап и да ја подобрат нивната употребливост за информативни цели. Нивната мисија е да поттикнат отвореност, да негуваат учество на јавноста и да ја зајакнат политиката кога создаваат пристап до записи со висока вредност.

Архивите претрпеа низа промени во изминатите неколку децении и овие промени се одразија на науката и практиката на Архивите. Овие промени се различни и истовремени и нивните влијанија се очигледни и силни. Оваа промена на парадигмата во нивното работење е олеснета на појавни архивски концепти, меѓу кои истакнат е развојот на информациско-комуникациските технологии, што дава изразени промени во поединецот и комуникациските практики на институцијата, со што доведува до развој. Еден елемент од овие промени е односот помеѓу сеќавањето и заборавањето [5].

Архивите се институции за зачувување на меморијата затоа што опслужуваат голем број корисници, кои во голема мера зависат од архивските документи како неопходни извори потребни за нивното истражување. Архивите, без оглед на промените што ги претрпуваат, сè уште се очекува да ги преземат предизвиците воведени со концептот на комуникација со информации за да создадат подобра обработка на информации и испорака на услуги, за оние кои во голема мера зависат од нив, повторувајќи дека Архивите и архивските институции ќе останат релевантни дури и во денешната дигитална доба [5]. Овој аргумент е поткрепен со шест силни точки кои нагласуваат дека присуството на информатички комуникациски технологии кои ја воведоа дигиталната ера и ги лансираа архивите во практиките на дигитално архивирање, можеби нема постепено да ги исфрли традиционалните практики на архивирање.

И покрај сите горенаведени случувања, потребата од архиви и архивски институции ќе продолжи да постои во дигиталната ера. Има шест причини што го поддржуваат ова тврдење: административната вграденост на архивите во структурата на општеството; обезбедување на постојани функции поврзани со податоци и документи; задача и капацитет да се зачуваат физички, без дигитални копии; важноста од зачувување на контекстот на информатичката технологија; долгорочна задача за мигрирање на формати на документи; и, конечно, значењето на институционалната одговорност на архивите“ Традиционалното архивирање е основата врз која е изградено дигиталното архивирање користејќи технологија. Процесот на извршување на активности може да се промени, но активностите и функциите на архивирање остануваат сосема исти, иако во нова средина [6].

Зошто архивите имаат иднина во дигиталната ера?

Иако би се двоумеле да направиме долгорочни предвидувања за социјалните и технолошките промени на историски размери, ние веруваме дека, барем гледајќи и потпирајќи се кон следните неколку децении, дигиталните архиви на институциите имаат иднина во дигиталната ера. Ги презентирам следните аргументи за поддршка на овој став [5]:
- Постојани функции на документи и податоци
Во текот на нивната долга историја, архивите непрестајно ја менуваат својата функција и продолжуваат да го прават тоа дури и сега. Опсегот на функциите на архивите се проширува и се менува постојано. Но, документите што се зачувуваат во нив (и податоците што ги вклучуваат документите) остануваат, сепак, непроменети. Секако, овие функции се проширија во текот на социјалната и економската еволуција, станувајќи се поспецијализирани со ширењето на дигитализацијата, добивајќи нови функции, но во суштина покажувајќи долгорочна трајност. За зачувување, пребарување, класифицирање и опишување на таквите документи, развиени се архивски стандарди и практики кои се користат во голема мера и во јавната администрација и во бизнисот. Се разбира, ова тврдење првенствено се однесува на архивите основани за административни или деловни цели, тип на институции одговорни за содржината на документите и податоците што ги чуваат. Во случајот на административните архиви, корисниците најмногу ги сакаат податоците и информациите содржани во документите за истите цели што архивите првично ги служеа - на пример, да обезбедат сертификати за претходна сопственост на имот.
- Зачувување на физички копии
Корисниците кои седат пред своите компјутери или сурфаат на мрежата на своите мобилни уреди се обврзани да ги гледаат дигитализираните архивски документи што се појавуваат на нивните екрани како оригинални извори, а всушност тие се создадени преку дигитализација на оригинални предмети односно хартија. Архивите (или институциите за зачувување на документи) складираат, обработуваат и прават достапни не само дигитални или дигитализирани документи и предмети од сегашното време, туку и, во зависност од нивните мандати, ги чуваат документите и предметите од претходните времиња. Оригиналите од нив, исто така, мора да се складираат и да се обезбеди нивно долгорочно зачувување во добра состојба.
- Зачувување на контекстот
Архивите се одговорни не само за складирање и достапност на документите и податоците содржани во нив, туку и за зачувување на меѓусебните врски помеѓу податоците и меѓу документите. Принципот на потекло бара зачувување на контекстот, постигнат со чување заедно документи од организацијата, или одредени лица (правници, службеници) што ги произведуваат, додека принципот на зачувување на оригиналниот ред бара зачувување на постоечката структура на документите во моментот на нивното примање. Овие практики се комбинираат за да создадат уште поширок контекст, со зачувување на оперативната логика што ја карактеризира организацијата што ги создава или прима документите. Од потесна перспектива, примената на описните стандарди на меѓународните архивски практики помагаат да се разјаснат и внатрешните врски меѓу групите документи и меѓусебните врски што тие ги имаат со други групи документи, вклучително и приказ на нивната историја на потекло и архивска историја.
- Миграција на формати на документи
Поголемиот дел од документите што ги чуваат Архивите имаат постојан формат, односно формат што овозможува пристап до документите без никакво временско ограничување. Форматот на физичкиот примерок не се менува, иако нивната состојба може да се влоши; Запирањето или враќањето на тој процес е целта на зачувување. Во текот на процесот на миграција, архивските институции не само што треба да обезбедат документите да продолжат да бидат технички читливи (видливи); тие исто така треба да гарантираат постојана автентичност и интегритет на материјалите. Сосема е малку веројатно дека документот произведен во формат на канцелариски софтвер се уште ќе може да се чита една или две децении подоцна во неговиот оригинален формат. Кога ќе стане неопходно да се конвертира оригиналниот формат, архивата исто така ќе треба да докаже дека мигрираниот документ е идентичен со оригиналниот и во форма и во содржина - особено кога документот има правно значење.
- Институционална одговорност
Во современите структури на јавната администрација, водењето на административните архиви (на пример, сопствените архиви на различни владини организации, специјализираните државни архиви, општинските и националните архиви) е определено со закони и прописи. Постојат бројни процедури на администрација кои пропишуваат употреба на архиви; од друга страна, презентацијата на податоците или документите преземени од архивите лежи во интерес на клиентите, на пример во судски спор. Авторитетот што го поседуваат архивите претставува важен камен-темелник на јавната и приватната администрација. Функционирањето на овие архиви е многу подетално регулирано со закон, при што професионалните кодекси и процедури или воопшто архивската етика игра значајна улога. Затоа, институционалната одговорност и јавната работа на архивите ја исполнуваат суштинската општествена, правна и потреба на јавната и приватната администрација на институциите која би аргументирала за нивно зајакнување, развој и модернизација, наместо нивно укинување [6].

1. Листа на случаи на употреба

1. Управување со корисници
2. Управување со оддели
3. Управување со фолдери т.е. документи и нивни верзии
4. Управување со датотеки
5. Export од база
6. Симнување на датотеки од оддел, фолдер или сите
7. Уредување на своите кориснички податоци
8. Креирање на фолдер или негова верзија
9. Прикачување на датотеки
10. Преглед на оддели
11. Преглед на фолдери т.е. документи
12. Преглед на датотеки

2. Сценарија на случаи на употреба

Најдобро е да има одделни линии од актерот до секој од случаите на употреба, да не се спојуваат во иста линија.

Слика 1 - Кориснички дијаграм за приказ на случаите на употреба по ролја на корисник
На слика 1 е прикажан кориснички дијаграм за операциите кои може корисникот да ги изврши во апликацијата врз база на дозволени пермисии т.е. ролја на корисникот во системот.

- Случаи на употреба

Случај на употреба 1	Управување со корисници
Актери	Администратор
Опис	Корисникот има целосен преглед на сите корисници. Тој оперира со нивните профили и им овозможува пристап до апликацијата.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со корисници. 3. Има можност да креира, промени статус, избрише и уредува податоци за корисниците. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден администратор неможе да избрише друг како и еден референт или корисник не може да се избрише доколку има асоцирани фолдери т.е. документи
Забелешки	/

Случај на употреба 2	Управување со оддели
Актери	Администратор, Референт
Опис	Корисникот управува со оддели.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со оддели. 3. Има можност да креира, уредува (име или код) или избрише оддел. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден оддел не може да се избрише доколку во него има фолдери
Забелешки	/

Случај на употреба 3	Управување со фолдери и нивни верзии
Актери	Администратор
Опис	Корисникот управува со фолдери.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да креира фолдер или негови верзии, прикачи датотеки во фолдери или да го избрише. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден фолдер не може да се избрише доколку во него нема датотеки
Забелешки	/

Случај на употреба 4	Управување со датотеки
Актери	Администратор
Опис	Корисникот управува со датотеки.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери или датотеки. 3. Има можност да прикачи датотеки во фолдер или негови верзии или да ги избрише. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Не е можно да се прикачи датотека со исто име која веќе постои.
Забелешки	/

Случај на употреба 5	Export од база
Актери	Администратор, Референт
Опис	Корисникот прави Еxport на табела од база.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Во страниците: "Корисници", "Оддели", "Фолдери" и "Датотеки" има копче "Export". 3. Со клик на копчето се симнува Excel датотека која ги состои сите полиња во одредена табела. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 6	Симнување на датотеки од оддел, фолдер или сите
Актери	Администратор, Референт
Опис	Корисникот ги симнува сите датотеки или дел од нив во Zip.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Во страниците: "Оддели", "Фолдери" и "Датотеки" има копче "Download". 3. Со клик на копчето се симнува Zip датотека која ги состои сите датотеки структурирани според тоа како се зачувани на сервер. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	Доколку не постојат датотеки во одреден оддел, фолдер или воопшто не се симнува Zip

Случај на употреба 7	Уредување со своите кориснички податоци
Актери	Администратор, Референт, Корисник
Опис	Корисникот ги менува податоците за својот профил.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Пристапува до своите податоци. 3. Има можност да ги менува своите информации, корисничкото име, лозинката како и е-адресата. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	Доколку направи промена на својата е-адреса, корисничко име или лозинка администраторот автоматски се одјавува од системот.

Случај на употреба 8	Креирање на фолдер или негова верзија
Актери	Референт
Опис	Корисникот креира фолдери и нивни верзии.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да креира фолдер или негови верзии, прикачи датотеки во фолдери. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 9	Прикачување на датотеки
Актери	Референт
Опис	Корисникот прикачува нови датотеки во фолдер.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери или датотеки. 3. Има можност да прикачи датотеки во избран фолдер. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 10	Преглед на оддели
Актери	Корисник
Опис	Корисникот има целосен преглед на страницата со оддели.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со оддели. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за одделите, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 11	Преглед на фолдери
Актери	Корисник
Опис	Корисникот има целосен преглед на страницата со фолдери.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за фолдерите, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 12	Преглед на датотеки
Актери	Корисник
Опис	Корисникот има целосен преглед на страницата со датотеки.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со датотеки. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за датотеките, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/