Анализа на потребите

Заменив институција со организација, бидејќи е поопшто

Што претставува архива и зошто е неопходнa во секоја организација?

Во скоро целиот текст на дипломската на тие места каде имате општа дискусија, дискутирате за архиви од две сосема различни гледишта. Најдобро е да се разграничи, за читателот да не ги измеша и да мисли дека сте правеле едно, а вие сте правеле друго. Едното е гледиште за Архив, како државна или јавна институција, која функционира како независна институција и чува важни материјали за јавноста кои по законска должност ѝ ги испраќаат сите субјекти, од државни инстутиции, до организации и фирми. Второто е гледиште за внатрешна организациска архива, во било која организација, која може да работи и целосно неформално.

Во следниот текст посветувате многу внимание за Архив како јавна институција, а не за внатрешна архива, па фали делот со објаснување за внатрешна архива, а и не е јасно зошто го објаснувате овој аспект. Неопходно е да направите дистинкција, бидејќи вашата работа и софтвер не е конципиран за Архив како државна инстутуција и јавен сервис кон сите граѓани (за секој во државата да добие пристап до сите архивирани документи јавно и транспарентно), туку за внатрешна сопствена употреба, а некогаш и за употреба за документи до кои не треба целата јавност да има пристап.

Тука ви недостасува референца за препораката на советот на европа. Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Поимот архива во европски поим ги подразбира сите документи произведени или примени од поединци, деловни субјекти или корпоративни тела во текот на нивните деловни ангажмани, пренесени во друга институција која се занимава со зачувување на истите документи (Архиви) [5]. Оваа дефиниција е потврдена и со Препораката на Советот на Европа (2000), која ја дефинира „архивата“ како севкупност на документите создадени за нивните бизниси, кои потоа се пренесуваат во Архивата за трајно зачувување. Оттука, „Архива“ е институцијата која има одговорност да ги чува архивските документи. Една од главните цели на Архивата е да создаде пристап до архивираните документи. Пристапот до архивите вклучува употребливост на архивските документи во согласност со националните закони. Познато е дека Архивата ги идентификува, зачувува и обезбедува пристап до нивните важни материјали. Тие ги зачувуваат овие материјали со цел да создадат пристап и да ја подобрат нивната употребливост за информативни цели. Нивната мисија е да поттикнат отвореност, да негуваат учество на јавноста и да ја зајакнат политиката кога создаваат пристап до записи со висока вредност.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Архивите претрпеа низа промени во изминатите неколку децении и овие промени се одразија на науката и практиката на Архивите. Овие промени се различни и истовремени и нивните влијанија се очигледни и силни. Оваа промена на парадигмата во нивното работење е олеснета на појавни архивски концепти, меѓу кои истакнат е развојот на информациско-комуникациските технологии, што дава изразени промени во поединецот и комуникациските практики на институцијата, со што доведува до развој. Еден елемент од овие промени е односот помеѓу сеќавањето и заборавањето [5].

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Архивите се институции за зачувување на меморијата затоа што опслужуваат голем број корисници, кои во голема мера зависат од архивските документи како неопходни извори потребни за нивното истражување. Архивите, без оглед на промените што ги претрпуваат, сè уште се очекува да ги преземат предизвиците воведени со концептот на комуникација со информации за да создадат подобра обработка на информации и испорака на услуги, за оние кои во голема мера зависат од нив, повторувајќи дека Архивите и архивските институции ќе останат релевантни дури и во денешната дигитална доба [5]. Овој аргумент е поткрепен со шест силни точки кои нагласуваат дека присуството на информатички комуникациски технологии кои ја воведоа дигиталната ера и ги лансираа архивите во практиките на дигитално архивирање, можеби нема постепено да ги исфрли традиционалните практики на архивирање.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

И покрај сите горенаведени случувања, потребата од архиви и архивски институции ќе продолжи да постои во дигиталната ера. Има шест причини што го поддржуваат ова тврдење: административната вграденост на архивите во структурата на општеството; обезбедување на постојани функции поврзани со податоци и документи; задача и капацитет да се зачуваат физички, без дигитални копии; важноста од зачувување на контекстот на информатичката технологија; долгорочна задача за мигрирање на формати на документи; и, конечно, значењето на институционалната одговорност на архивите“ Традиционалното архивирање е основата врз која е изградено дигиталното архивирање користејќи технологија. Процесот на извршување на активности може да се промени, но активностите и функциите на архивирање остануваат сосема исти, иако во нова средина [6].

Зошто архивите имаат иднина во дигиталната ера?

Не користете прво лице множина, бидејќи погрешно ќе се толкува. Секаде каде ќе напишете ние сметаме или ние направивме, повеќето ќе подразбираат дека сме тоа заеднички: вие како автор и јас како ментор. Напишете си во прво лице, што вие лично сметате.

Иако би се двоумеле да направиме долгорочни предвидувања за социјалните и технолошките промени на историски размери, ние веруваме дека, барем гледајќи и потпирајќи се кон следните неколку децении, дигиталните архиви на институциите имаат иднина во дигиталната ера. Ги презентирам следните аргументи за поддршка на овој став [5]:

Не е јасен овој наслов, треба да се искаже поинаку.

- Постојани функции на документи и податоци

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Во текот на нивната долга историја, архивите непрестајно ја менуваат својата функција и продолжуваат да го прават тоа дури и сега. Опсегот на функциите на архивите се проширува и се менува постојано. Но, документите што се зачувуваат во нив (и податоците што ги вклучуваат документите) остануваат, сепак, непроменети. Секако, овие функции се проширија во текот на социјалната и економската еволуција, станувајќи се поспецијализирани со ширењето на дигитизацијата, добивајќи нови функции, но во суштина покажувајќи долгорочна трајност. За зачувување, пребарување, класифицирање и опишување на таквите документи, развиени се архивски стандарди и практики кои се користат во голема мера и во јавната администрација и во бизнисот. Се разбира, ова тврдење првенствено се однесува на архивите основани за административни или деловни цели, тип на институции одговорни за содржината на документите и податоците што ги чуваат. Во случајот на административните архиви, корисниците најмногу ги сакаат податоците и информациите содржани во документите за истите цели што архивите првично ги служеа - на пример, да обезбедат сертификати за претходна сопственост на имот.

- Зачувување на физички копии

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Корисниците кои седат пред своите компјутери или сурфаат на мрежата на своите мобилни уреди се обврзани да ги гледаат дигитизираните архивски документи што се појавуваат на нивните екрани како оригинални извори, а всушност тие се создадени преку дигитизација на оригинални предмети односно хартија. Архивите (или институциите за зачувување на документи) складираат, обработуваат и прават достапни не само дигитални или дигитизирани документи и предмети од сегашното време, туку и, во зависност од нивните мандати, ги чуваат документите и предметите од претходните времиња. Оригиналите од нив, исто така, мора да се складираат и да се обезбеди нивно долгорочно зачувување во добра состојба.

- Зачувување на контекстот

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Архивите се одговорни не само за складирање и достапност на документите и податоците содржани во нив, туку и за зачувување на меѓусебните врски помеѓу податоците и меѓу документите. Принципот на потекло бара зачувување на контекстот, постигнат со чување заедно документи од организацијата, или одредени лица (правници, службеници) што ги произведуваат, додека принципот на зачувување на оригиналниот ред бара зачувување на постоечката структура на документите во моментот на нивното примање. Овие практики се комбинираат за да создадат уште поширок контекст, со зачувување на оперативната логика што ја карактеризира организацијата што ги создава или прима документите. Од потесна перспектива, примената на описните стандарди на меѓународните архивски практики помагаат да се разјаснат и внатрешните врски меѓу групите документи и меѓусебните врски што тие ги имаат со други групи документи, вклучително и приказ на нивната историја на потекло и архивска историја.

- Миграција на формати на документи

Поголемиот дел од документите што ги чуваат Архивите имаат постојан формат, односно формат што овозможува пристап до документите без никакво временско ограничување. Форматот на физичкиот примерок не се менува, иако нивната состојба може да се влоши; Запирањето или враќањето на тој процес е целта на зачувување. Во текот на процесот на миграција, архивските институции не само што треба да обезбедат документите да продолжат да бидат технички читливи (видливи); тие исто така треба да гарантираат постојана автентичност и интегритет на материјалите. Сосема е малку веројатно дека документот произведен во формат на канцелариски софтвер се уште ќе може да се чита една или две децении подоцна во неговиот оригинален формат. Кога ќе стане неопходно да се конвертира оригиналниот формат, архивата исто така ќе треба да докаже дека мигрираниот документ е идентичен со оригиналниот и во форма и во содржина - особено кога документот има правно значење.

- Институционална одговорност

Во современите структури на јавната администрација, водењето на административните архиви (на пример, сопствените архиви на различни владини организации, специјализираните државни архиви, општинските и националните архиви) е определено со закони и прописи. Постојат бројни процедури на администрација кои пропишуваат употреба на архиви; од друга страна, презентацијата на податоците или документите преземени од архивите лежи во интерес на клиентите, на пример во судски спор. Авторитетот што го поседуваат архивите претставува важен камен-темелник на јавната и приватната администрација. Функционирањето на овие архиви е многу подетално регулирано со закон, при што професионалните кодекси и процедури или воопшто архивската етика игра значајна улога. Затоа, институционалната одговорност и јавната работа на архивите ја исполнуваат суштинската општествена, правна и потреба на јавната и приватната администрација на институциите која би аргументирала за нивно зајакнување, развој и модернизација, наместо нивно укинување [6].

Не ви се опфатени сите овие аспекти во вашиот развој и самото нивно спомнување отвора можност читателот да гледа на вашиот софтвер како недоследен или со недостатоци во однос на целата дискусија. Повеќе пати при консултациите ви напоменав дека треба да правите разлика дали сакате да правите софтвер за чување и размена на документи во фирма, на некој начин за олеснување на комуникацијата, или софтвер за административни дигитална архива архивирање кој треба да имплементира серија законски прописи и меѓународни и национални практики.

Бидејќи правите софтвер за чување и споделување на документите, кој е пред се за олеснување на комуникацијата внатре во фирмата, а не за формално и административно архивирање, претходните дискусии не се применливи во целост. Затоа или треба да не бидат наведени, а да има целосно поинаква дискусија, или ако се наведени, да имате тука едно јасно оградување. На пример: софтверот кој е изграден во оваа дипломска работа, се обидува да ги почитува овие начела, но не наменет да ги исполни официјалните потреби на Архив како институција, туку е пред сѐ наменет да ги задоволи следните потреби за внатрешно неформално дигитално архивирање во една организација.

Тогаш фали мала дискусија какви се типични пракси за внатрешно елекстронско работење, чување и размена на документи меѓу вработените. Во една фирма на пример.

1. Листа случаи на употреба

1. Управување со корисници
2. Управување со оддели
3. Управување со фолдери

Најдобро е да има одделни линии од актерот до секој од случаите на употреба, да не се спојуваат во иста линија.

Стрелки не се практикуваат повеќе во UML use-case дијаграми, сменете ги со обични линии.

Генерална пракса е да не се користи терминот Корисник за некој актер, бидејќи сите актери се корисници и станува нејасно за кого се однесува случајот. Значи реформулирајте ги дијаграмите и сценаријата да не се спомнува називот Корисник, туку конкретно име на вклучен актер. Ако некои активности може да ги прават сите корисници на системот, тогаш наведете актер Секој корисник или слично, но означете јасно на дијаграмот дека сите останати актери, се поткласи на оваа општа класа. Ова го напишав бидејќи гледам во неколку сценарија акции кои дефинитивно не се такви да би ги правел било кој корисник, туку некои со определено ниво на привилегии. Пример: креирање оддел.

Генерална забелешка. Во повеќе случаи, како учесници во случајот имате два актери, но во сценариото велите Корисникот го прави тоа и тоа. Тоа мора да се прецизира, кој од двајцата учесници ја прави акцијата. На пример во Случај 2 учествуваат Администатор и Референт. Во Чекор 1 велите Корисникот се најавува на админ панелот - дали и Референтот може да се најава на админ панелот. Во чекор 3 велите креира оддел - дали и Референтот може да креира оддел. Дополнително, кога во некој случај се наведени повеќе актери, тоа значи дека сите тие учествуваат во сценариото, секој со различна акција. Не се наведуваат ако се вклучени или едниот или другиот, тоа треба да се конструира на сосема поинаков начин со трет погенерички актер.

2. Сценарија на случаи на употреба

Најдобро да ги уредите визуелно различните случаи со поднаслови, да не бидат само табели. Како првиот што го направив.

Случај на употреба 1: Управување со корисници

Кориснички дијаграм за управување со корисници

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Администраторот или референтот пристапуваат до страницата во која се излистани сите корисници во табела. Администраторот може да додаде нов корисник, да ги менува податоците на веќе постоечките референти и надзорници, да го промени нивниот статус за да можат да се најават и обратно како и да ги избрише истите. За разлика од администраторот референтот има можност само да ја погледне листата со корисници без дополнителни акции додека надзорникот нема пристап до листата на корисници.

Случај на употреба 2: Управување со оддели

Кориснички дијаграм за управување со оддели

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите оддели во табела. Администраторот и референтот можат да креираат нов оддел и да ги менуваат податоците на веќе постоечките оддели. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот на одделот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на тој оддел Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише одделот доколку тој нема асоцирани фолдери т.е. документи во него.

Случај на употреба 3: Управување со фолдери

Кориснички дијаграм за управување со фолдери

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите фолдери. Администраторот и референтот можат да креираат нов фолдер, нова верзија од фолдерот и да закачат датотеки за одреден фолдер. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на избраниот фолдер. Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише фолдерот доколку тој е празен или нема датотеки.