| Version 48 (modified by , 2 years ago) ( diff ) |
|---|
Анализа на потребите
Што претставува архива и зошто е неопходнa во секоја организација?
Поимот архива во европски поим ги подразбира сите документи произведени или примени од поединци, деловни субјекти или корпоративни тела во текот на нивните деловни ангажмани, пренесени во друга институција која се занимава со зачувување на истите документи (Архиви) [5]. Оваа дефиниција е потврдена и со Препораката на Советот на Европа (2000), која ја дефинира „архивата“ како севкупност на документите создадени за нивните бизниси, кои потоа се пренесуваат во Архивата за трајно зачувување. Оттука, „Архива“ е институцијата која има одговорност да ги чува архивските документи. Една од главните цели на Архивата е да создаде пристап до архивираните документи. Пристапот до архивите вклучува употребливост на архивските документи во согласност со националните закони. Познато е дека Архивата ги идентификува, зачувува и обезбедува пристап до нивните важни материјали. Тие ги зачувуваат овие материјали со цел да создадат пристап и да ја подобрат нивната употребливост за информативни цели. Нивната мисија е да поттикнат отвореност, да негуваат учество на јавноста и да ја зајакнат политиката кога создаваат пристап до записи со висока вредност.
Архивите претрпеа низа промени во изминатите неколку децении и овие промени се одразија на науката и практиката на Архивите. Овие промени се различни и истовремени и нивните влијанија се очигледни и силни. Оваа промена на парадигмата во нивното работење е олеснета на појавни архивски концепти, меѓу кои истакнат е развојот на информациско-комуникациските технологии, што дава изразени промени во поединецот и комуникациските практики на институцијата, со што доведува до развој. Еден елемент од овие промени е односот помеѓу сеќавањето и заборавањето [5].
Архивите се институции за зачувување на меморијата затоа што опслужуваат голем број корисници, кои во голема мера зависат од архивските документи како неопходни извори потребни за нивното истражување. Архивите, без оглед на промените што ги претрпуваат, сè уште се очекува да ги преземат предизвиците воведени со концептот на комуникација со информации за да создадат подобра обработка на информации и испорака на услуги, за оние кои во голема мера зависат од нив, повторувајќи дека Архивите и архивските институции ќе останат релевантни дури и во денешната дигитална доба [5]. Овој аргумент е поткрепен со шест силни точки кои нагласуваат дека присуството на информатички комуникациски технологии кои ја воведоа дигиталната ера и ги лансираа архивите во практиките на дигитално архивирање, можеби нема постепено да ги исфрли традиционалните практики на архивирање.
И покрај сите горенаведени случувања, потребата од архиви и архивски институции ќе продолжи да постои во дигиталната ера. Има шест причини што го поддржуваат ова тврдење: административната вграденост на архивите во структурата на општеството; обезбедување на постојани функции поврзани со податоци и документи; задача и капацитет да се зачуваат физички, без дигитални копии; важноста од зачувување на контекстот на информатичката технологија; долгорочна задача за мигрирање на формати на документи; и, конечно, значењето на институционалната одговорност на архивите“ Традиционалното архивирање е основата врз која е изградено дигиталното архивирање користејќи технологија. Процесот на извршување на активности може да се промени, но активностите и функциите на архивирање остануваат сосема исти, иако во нова средина [6].
Зошто архивите имаат иднина во дигиталната ера?
Иако би се двоумеле да направиме долгорочни предвидувања за социјалните и технолошките промени на историски размери, ние веруваме дека, барем гледајќи и потпирајќи се кон следните неколку децении, дигиталните архиви на институциите имаат иднина во дигиталната ера. Ги презентирам следните аргументи за поддршка на овој став [5]:
- Постојани функции на документи и податоци
Во текот на нивната долга историја, архивите непрестајно ја менуваат својата функција и продолжуваат да го прават тоа дури и сега. Опсегот на функциите на архивите се проширува и се менува постојано. Но, документите што се зачувуваат во нив (и податоците што ги вклучуваат документите) остануваат, сепак, непроменети. Секако, овие функции се проширија во текот на социјалната и економската еволуција, станувајќи се поспецијализирани со ширењето на дигитизацијата, добивајќи нови функции, но во суштина покажувајќи долгорочна трајност. За зачувување, пребарување, класифицирање и опишување на таквите документи, развиени се архивски стандарди и практики кои се користат во голема мера и во јавната администрација и во бизнисот. Се разбира, ова тврдење првенствено се однесува на архивите основани за административни или деловни цели, тип на институции одговорни за содржината на документите и податоците што ги чуваат. Во случајот на административните архиви, корисниците најмногу ги сакаат податоците и информациите содржани во документите за истите цели што архивите првично ги служеа - на пример, да обезбедат сертификати за претходна сопственост на имот.
- Зачувување на физички копии
Корисниците кои седат пред своите компјутери или сурфаат на мрежата на своите мобилни уреди се обврзани да ги гледаат дигитизираните архивски документи што се појавуваат на нивните екрани како оригинални извори, а всушност тие се создадени преку дигитизација на оригинални предмети односно хартија. Архивите (или институциите за зачувување на документи) складираат, обработуваат и прават достапни не само дигитални или дигитизирани документи и предмети од сегашното време, туку и, во зависност од нивните мандати, ги чуваат документите и предметите од претходните времиња. Оригиналите од нив, исто така, мора да се складираат и да се обезбеди нивно долгорочно зачувување во добра состојба.
- Зачувување на контекстот
Архивите се одговорни не само за складирање и достапност на документите и податоците содржани во нив, туку и за зачувување на меѓусебните врски помеѓу податоците и меѓу документите. Принципот на потекло бара зачувување на контекстот, постигнат со чување заедно документи од организацијата, или одредени лица (правници, службеници) што ги произведуваат, додека принципот на зачувување на оригиналниот ред бара зачувување на постоечката структура на документите во моментот на нивното примање. Овие практики се комбинираат за да создадат уште поширок контекст, со зачувување на оперативната логика што ја карактеризира организацијата што ги создава или прима документите. Од потесна перспектива, примената на описните стандарди на меѓународните архивски практики помагаат да се разјаснат и внатрешните врски меѓу групите документи и меѓусебните врски што тие ги имаат со други групи документи, вклучително и приказ на нивната историја на потекло и архивска историја.
- Миграција на формати на документи
Поголемиот дел од документите што ги чуваат Архивите имаат постојан формат, односно формат што овозможува пристап до документите без никакво временско ограничување. Форматот на физичкиот примерок не се менува, иако нивната состојба може да се влоши; Запирањето или враќањето на тој процес е целта на зачувување. Во текот на процесот на миграција, архивските институции не само што треба да обезбедат документите да продолжат да бидат технички читливи (видливи); тие исто така треба да гарантираат постојана автентичност и интегритет на материјалите. Сосема е малку веројатно дека документот произведен во формат на канцелариски софтвер се уште ќе може да се чита една или две децении подоцна во неговиот оригинален формат. Кога ќе стане неопходно да се конвертира оригиналниот формат, архивата исто така ќе треба да докаже дека мигрираниот документ е идентичен со оригиналниот и во форма и во содржина - особено кога документот има правно значење.
- Институционална одговорност
Во современите структури на јавната администрација, водењето на административните архиви (на пример, сопствените архиви на различни владини организации, специјализираните државни архиви, општинските и националните архиви) е определено со закони и прописи. Постојат бројни процедури на администрација кои пропишуваат употреба на архиви; од друга страна, презентацијата на податоците или документите преземени од архивите лежи во интерес на клиентите, на пример во судски спор. Авторитетот што го поседуваат архивите претставува важен камен-темелник на јавната и приватната администрација. Функционирањето на овие архиви е многу подетално регулирано со закон, при што професионалните кодекси и процедури или воопшто архивската етика игра значајна улога. Затоа, институционалната одговорност и јавната работа на архивите ја исполнуваат суштинската општествена, правна и потреба на јавната и приватната администрација на институциите која би аргументирала за нивно зајакнување, развој и модернизација, наместо нивно укинување [6].
Листа случаи на употреба
- Управување со корисници
- Управување со оддели
- Управување со фолдери
Сценарија на случаи на употреба
Случај на употреба 1: Управување со корисници
Кориснички дијаграм за управување со корисници
Актери: Администратор, Референт, Надзорник
Опис: Секој актер се најавува во системот. Администраторот или референтот пристапуваат до страницата во која се излистани сите корисници во табела. Администраторот може да додаде нов корисник, да ги менува податоците на веќе постоечките референти и надзорници, да го промени нивниот статус за да можат да се најават и обратно како и да ги избрише истите. За разлика од администраторот референтот има можност само да ја погледне листата со корисници без дополнителни акции додека надзорникот нема пристап до листата на корисници.
Случај на употреба 2: Управување со оддели
Кориснички дијаграм за управување со оддели
Актери: Администратор, Референт, Надзорник
Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите оддели во табела. Администраторот и референтот можат да креираат нов оддел и да ги менуваат податоците на веќе постоечките оддели. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот на одделот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на тој оддел Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише одделот доколку тој нема асоцирани фолдери т.е. документи во него.
Случај на употреба 3: Управување со фолдери
Кориснички дијаграм за управување со фолдери
Актери: Администратор, Референт, Надзорник
Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите фолдери. Администраторот и референтот можат да креираат нов фолдер, нова верзија од фолдерот и да закачат датотеки за одреден фолдер. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на избраниот фолдер. Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише фолдерот доколку тој е празен или нема датотеки.
Attachments (1)
- useCaseDiagram.png (96.9 KB ) - added by 2 years ago.
Download all attachments as: .zip
