Вовед

Дигиталното архивирање е долгорочна процедура за обработка, управување и зачувување на дигитални објекти, за кои се смета дека имаат безвременска вредност [1]. Од 90-тите, како долгорочни национални проекти, многу земји како Австралија, Соединетите држави и европските нации ги напреднаа своите напори за онлајн зачувување на дигиталните ресурси предводени од нивните национални библиотеки во соработка со други институции и организации [2].

Со цел да се постигне дигитизација на меѓуорганизациски процес, во оваа дипломска работа изработувам веб апликација што ги покрива главните работни процеси од архивското работење на една приватна компанија. Најважните придонеси на системот за е-архивирање се пребарување и прелистување, споделување информации, достапност на информации и разновидност. Веб-базираниот систем што го имплементирав овозможува пребарување документи со одреден архивски број или наслов како стандардна карактеристика. Системот за е-архивирање не само што ги понудува добиените податоци од пребарувањето, туку и самите целосни документи. Функцијата за пронаоѓање на датотека преку филтрирање или пребарување со архивски број или наслов нуди големи придобивки за корисниците на системот. Дигиталната содржина може да се преземе и реплицира во неограничен број копии, секако доколку не се работи за злоупотреба на системот.

Апликацијата главно се состои од следните модули: модул за конфигурација, модул за работа со документи и модул за скенирање. Корисникот има опција да генерира нови содржини и да прикачува постоечка содржина на сервер. До поставената содржина може да се пристапи насекаде, во кое било време (ова може да биде ограничено од администраторот според потребите). Содржината се зачувува според структурата дефинирана од корисниците и на ниво разбирливо за нив.

Понатаму ќе дефинираме анализа на потребите на клиентите и ќе зборуваме за сценарија на случаи на употреба. Дипломската работа исто така ќе се состои од детален дизајн на системот, каде што во структуриран начин ќе се објасни архитектурата на системот, класен и секвенцијален дијаграм и користени технологии. Во делот имплементација ќе бидат претставени преку код одредени функционалности од системот кои се користат многу често во повеќе форми во рамките на системот за електронска архива. Ќе поставам на крај и корисничко упатство со цел да може подетално и појасно да се разбере начинот на кој ќе функционира овој систем.

Зошто да се изгради нова веб-апликација наместо да се користи постоечка?

Дигиталните архиви нема целосно да го заменат физичкото постоење на документите, но без сомнение ќе ги задоволат сегашните побарувања - зачувување на документи и универзален пристап за вработените до документите. За таа цел, архивата треба да добие барем хибридна природа. Почетната цена на дигитализација е можеби висока, но истражувањата и експериментите покажуваат дека штом ќе се воведе истата, трошоците за управување стануваат се помали.

Со цел информирање за функционалности и можности на постојни системи за управување со документи одлучив да посветам внимание на апликацијата OpenKM (​https://openkm.com). Апликацијата има мноштво опции и модули за управување со датотеки. Некои од модулите се: архива за е-пошта, дигитален потпис, криптографија, управувач со задачи и календар итн. Важни особини на апликацијата се автоматско каталогизирање на документите, опција Zone OCR за снимање податоци и обработка на документи, OCR или Оптичко препознавање знаци; технологија која овозможува да се конвертираат разни видови документи снимени со дигитален фотоапарат во податоци што може да се уредуваат и пребаруваат. [3]

Иако апликацијата има многу придонеси и јаки страни, во некои осврти забележав дека постојат и некои недостатоци. За прилагодување на апликацијата и за измени на модули и создавање на истите, треба корисникот да има искуство во Java. Openkm има програма за е-учење но тоа не претставува софистицирано решение за да може еден администратор да управува, доколку нема никакво претходно знаење и искуство во Java. Техничкиот тим на Openkm е достапен за работа со прилагодување, но секако тоа не е бесплатно. Иако апликацијата има множество корисни модули, истите го прават времето на одговор на апликацијата многу побавен. Според тврдења на корисници Поддршката за корисници и услуга по продажба треба да се подобри во однос на временската рамка за одговор, бидејќи може да создаде застој при работа со апликацијата, и процесот за решавање на проблемот трае подолго од потребното. Застој во апликација е проблем што секоја компанија би сакала веднаш да го надмине. [4]

Софтверот Save Space е custom developed software што се состои од модулите кои што ги задоволуваат сите потреби на една приватна компанија, која што има одреден број на оддели, и за сите нив поединечно е од големо значење зачувувањето на датотеките. Бидејќи апликацијата има лимитиран број на модули автоматски и времето на одговор е брз во споредба со апликациите како што е Openkm. Апликацијата е трпелива на промени, односно со мали измени, може да се постави во функција на класична архива, за одредена институција, што служи за зачувување на датотеки. Поради технолошкиот развој, постоечката дигитална архива со отворен код може брзо да стане застарена и нејзините податоци може да станат недостапни. Правењето резервна копија на податоците на неколку локации е од суштинско значење за зачувување; дигиталните податоци не се побезбедни од серверот или серверите каде што се чуваат. Од суштинско значење е да се разгледаат основите на управување за зачувувањето на документите. Предност на Save Space е дека апликацијата прави backup на фајловите и на целата база на податоци дневно и испраќа известување до администраторот со цел да го информира дека успешно е направен backup.

Дигиталната архива која што е создадена врз основа на барањата на клиентот, претставува одлично решение за едноставна и ефективна употреба од страна на вработени во една приватна компанија. Може да се гради врз основа на персонализирани и специјализирани потреби на приватна или државна институција (но со мали измени).Некои од предностите на веб апликацијата SaveSpace се:

• Архивата се состои од автентикација со два фактори

• Архивата се состои од корисници, одделенија, фолдери и модули за датотеки

• Апликацијата има различни типови на улоги секоја посебно со целосен или ограничен пристап до датотеки и документи

• Секој фолдер е поврзан со оддел

• За секој фолдер корисникот може да креира нова верзија

• ID на архивата се заснова на кодот на одделот кој е единствен идентификатор што претставува оддел

• Масовното преземање датотеки и експорт на податоци се достапни за секој модул