Анализа на потребите

Заменив институција со организација, бидејќи е поопшто

Што претставува архива и зошто е неопходнa во секоја организација?

Во скоро целиот текст на дипломската на тие места каде имате општа дискусија, дискутирате за архиви од две сосема различни гледишта. Најдобро е да се разграничи, за читателот да не ги измеша и да мисли дека сте правеле едно, а вие сте правеле друго. Едното е гледиште за Архив, како државна или јавна институција, која функционира како независна институција и чува важни материјали за јавноста кои по законска должност ѝ ги испраќаат сите субјекти, од државни инстутиции, до организации и фирми. Второто е гледиште за внатрешна организациска архива, во било која организација, која може да работи и целосно неформално.

Во следниот текст посветувате многу внимание за Архив како јавна институција, а не за внатрешна архива, па фали делот со објаснување за внатрешна архива, а и не е јасно зошто го објаснувате овој аспект. Неопходно е да направите дистинкција, бидејќи вашата работа и софтвер не е конципиран за Архив како државна инстутуција и јавен сервис кон сите граѓани (за секој во државата да добие пристап до сите архивирани документи јавно и транспарентно), туку за внатрешна сопствена употреба, а некогаш и за употреба за документи до кои не треба целата јавност да има пристап.

Корегирано

Тука ви недостасува референца за препораката на советот на европа. Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Корегирано

Една од главните цели на апликацијата е да создаде пристап до архивираните документи. Познато е дека Архивата ги идентификува, зачувува и обезбедува пристап до важни материјали. Зачувувањето на овие материјали се прави со цел да се создаде пристап и да се подобри употребливоста на зачуваните документи за информативни цели.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Корегирано

Софтверот кој е изграден во оваа дипломска работа, се обидува да ги почитува правилата по кои функционира Архивата како институција, но не е наменет да ги исполни официјалните потреби на Архивата како институција, туку е пред сѐ наменет да ги задоволи следните потреби за внатрешно неформално дигитално архивирање во една организација. Корисниците можат систематски да управуваат со процесите вклучени во задржувањето и отстранувањето на записите во организацијата.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Корегирано

Во приватните компании севкупната документација и евиденција се користи за да се проценат перформансите на компанијата и меѓуорганизациската одговорност. Се додека постои компанијата потребни се сите евиденции и документи зачувани во една Архива. Со цел да се олесни начинот на распределба на тие евиденции меѓу корисниците односно работниците е создадена апликацијата Save Space. Со електронско архивирање се олеснува начинот на зачувување на документи потребни за компанијата, се заштедува време за пристап до истите; значи не треба да се пристапи до просториите каде што се наоѓаат документите, туку потребно е само корисникот да се најави и да го најде со пребарување соодветниот документ од соодветниот оддел на компанијата.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Корегирано

Не користете прво лице множина, бидејќи погрешно ќе се толкува. Секаде каде ќе напишете ние сметаме или ние направивме, повеќето ќе подразбираат дека сме тоа заеднички: вие како автор и јас како ментор. Напишете си во прво лице, што вие лично сметате.

Не е јасен овој наслов, треба да се искаже поинаку.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Дел од речениците се нејасно напишани, треба да се искажат поинаку.

Не ви се опфатени сите овие аспекти во вашиот развој и самото нивно спомнување отвора можност читателот да гледа на вашиот софтвер како недоследен или со недостатоци во однос на целата дискусија. Повеќе пати при консултациите ви напоменав дека треба да правите разлика дали сакате да правите софтвер за чување и размена на документи во фирма, на некој начин за олеснување на комуникацијата, или софтвер за административни дигитална архива архивирање кој треба да имплементира серија законски прописи и меѓународни и национални практики.

Бидејќи правите софтвер за чување и споделување на документите, кој е пред се за олеснување на комуникацијата внатре во фирмата, а не за формално и административно архивирање, претходните дискусии не се применливи во целост. Затоа или треба да не бидат наведени, а да има целосно поинаква дискусија, или ако се наведени, да имате тука едно јасно оградување. На пример: софтверот кој е изграден во оваа дипломска работа, се обидува да ги почитува овие начела, но не наменет да ги исполни официјалните потреби на Архив како институција, туку е пред сѐ наменет да ги задоволи следните потреби за внатрешно неформално дигитално архивирање во една организација.

Тогаш фали мала дискусија какви се типични пракси за внатрешно елекстронско работење, чување и размена на документи меѓу вработените. Во една фирма на пример.

Размислив во однос на Архивата како инситутција и заклучив дека нема потреба да отворам дискусија за две сосема различни работи. За да не навлевугам во историја и карактеристики на Архив како институција одлучив да објаснам накратко зошто е потребно приватната компанија да има систем за е-архивирање.

Листа случаи на употреба

1. Управување со корисници
2. Управување со оддели
3. Управување со фолдери

Најдобро е да има одделни линии од актерот до секој од случаите на употреба, да не се спојуваат во иста линија.

Стрелки не се практикуваат повеќе во UML use-case дијаграми, сменете ги со обични линии.

Генерална пракса е да не се користи терминот Корисник за некој актер, бидејќи сите актери се корисници и станува нејасно за кого се однесува случајот. Значи реформулирајте ги дијаграмите и сценаријата да не се спомнува називот Корисник, туку конкретно име на вклучен актер. Ако некои активности може да ги прават сите корисници на системот, тогаш наведете актер Секој корисник или слично, но означете јасно на дијаграмот дека сите останати актери, се поткласи на оваа општа класа. Ова го напишав бидејќи гледам во неколку сценарија акции кои дефинитивно не се такви да би ги правел било кој корисник, туку некои со определено ниво на привилегии. Пример: креирање оддел.

Генерална забелешка. Во повеќе случаи, како учесници во случајот имате два актери, но во сценариото велите Корисникот го прави тоа и тоа. Тоа мора да се прецизира, кој од двајцата учесници ја прави акцијата. На пример во Случај 2 учествуваат Администатор и Референт. Во Чекор 1 велите Корисникот се најавува на админ панелот - дали и Референтот може да се најава на админ панелот. Во чекор 3 велите креира оддел - дали и Референтот може да креира оддел. Дополнително, кога во некој случај се наведени повеќе актери, тоа значи дека сите тие учествуваат во сценариото, секој со различна акција. Не се наведуваат ако се вклучени или едниот или другиот, тоа треба да се конструира на сосема поинаков начин со трет погенерички актер.

Сценарија на случаи на употреба

Најдобро да ги уредите визуелно различните случаи со поднаслови, да не бидат само табели. Како првиот што го направив.

Нацртав три дијаграми по модул (Корисници, Оддели и Фолдери) и за истите напишав објаснување за акции кои можат да се превземат од секој актер.

Случај на употреба 1: Управување со корисници

Кориснички дијаграм за управување со корисници

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Администраторот или референтот пристапуваат до страницата во која се излистани сите корисници во табела. Администраторот може да додаде нов корисник, да ги менува податоците на веќе постоечките референти и надзорници, да го промени нивниот статус за да можат да се најават и обратно како и да ги избрише истите. За разлика од администраторот референтот има можност само да ја погледне листата со корисници без дополнителни акции додека надзорникот нема пристап до листата на корисници.

Случај на употреба 2: Управување со оддели

Кориснички дијаграм за управување со оддели

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите оддели во табела. Администраторот и референтот можат да креираат нов оддел и да ги менуваат податоците на веќе постоечките оддели. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот на одделот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на тој оддел Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише одделот доколку тој нема асоцирани фолдери т.е. документи во него.

Случај на употреба 3: Управување со фолдери

Кориснички дијаграм за управување со фолдери

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите фолдери. Администраторот и референтот можат да креираат нов фолдер, нова верзија од фолдерот и да закачат датотеки за одреден фолдер. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на избраниот фолдер. Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише фолдерот доколку тој е празен или нема датотеки.