Анализа на потребите

Што претставува архива и зошто е неопходнa во секоја организација?

Една од главните цели на апликацијата е да создаде пристап до архивираните документи. Познато е дека Архивите ги идентификуваат, зачувуваат и го обезбедуваат пристапот до важните материјали. Зачувувањето на овие материјали се прави со цел да се создаде пристап и да се подобри употребливоста на зачуваните документи за информативни цели.

Софтверот кој е изграден во оваа дипломска работа, се обидува да ги почитува правилата по кои функционира Архив како институција, но не е наменет да ги исполни официјалните потреби на таква институција, туку е пред сѐ наменет да ги задоволи следните потреби за внатрешно неформално дигитално архивирање во една организација. Корисниците можат систематски да управуваат со процесите вклучени во задржувањето и отстранувањето на записите во организацијата.

Во приватните компании севкупната документација и евиденција се користи за да се проценат перформансите на компанијата и меѓуорганизациската одговорност. Се додека постои компанијата потребни се сите евиденции и документи зачувани во една компаниска архива. Со цел да се олесни начинот на распределба на тие евиденции меѓу корисниците односно работниците е создадена апликацијата Save Space. Со електронско архивирање се олеснува начинот на зачувување на документи потребни за компанијата, се заштедува време за пристап до истите; значи не треба да се пристапи до просториите каде што се наоѓаат документите, туку потребно е само корисникот да се најави и да го најде со пребарување соодветниот документ од соодветниот оддел на компанијата.

Листа случаи на употреба

1. Управување со корисници
2. Управување со оддели
3. Управување со фолдери

Error: Failed to load processor box

No macro or processor named 'box' found

Error: Failed to load processor box

No macro or processor named 'box' found

Сценарија на случаи на употреба

Случај на употреба 1: Управување со корисници

Кориснички дијаграм за управување со корисници

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Администраторот или референтот пристапуваат до страницата во која се излистани сите корисници во табела. Администраторот може да додаде нов корисник, да ги менува податоците на веќе постоечките референти и надзорници, да го промени нивниот статус за да можат да се најават и обратно како и да ги избрише истите. За разлика од администраторот референтот има можност само да ја погледне листата со корисници без дополнителни акции додека надзорникот нема пристап до листата на корисници.

Случај на употреба 2: Управување со оддели

Кориснички дијаграм за управување со оддели

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите оддели во табела. Администраторот и референтот можат да креираат нов оддел и да ги менуваат податоците на веќе постоечките оддели. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот на одделот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на тој оддел Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише одделот доколку тој нема асоцирани фолдери т.е. документи во него.

Случај на употреба 3: Управување со фолдери

Кориснички дијаграм за управување со фолдери

Актери: Администратор, Референт, Надзорник

Опис: Секој актер се најавува во системот. Сите можат да пристапат до страницата во која се излистани сите фолдери. Администраторот и референтот можат да креираат нов фолдер, нова верзија од фолдерот и да закачат датотеки за одреден фолдер. Сите актери имаат можност да го симнат директориумот во кој се наоѓаат сите датотеки припадници на избраниот фолдер. Адиминстраторот дополнително може да ја симне табелата со сите податоци од база во excel и да го избрише фолдерот доколку тој е празен или нема датотеки.