Анализа на потребите

Што претставува архива и зошто е неопходнa во секоја организација?

Една од главните цели на апликацијата е да создаде пристап до архивираните документи. Познато е дека Архивите ги идентификуваат, зачувуваат и го обезбедуваат пристапот до важните материјали. Зачувувањето на овие материјали се прави со цел да се создаде пристап и да се подобри употребливоста на зачуваните документи за информативни цели.

Софтверот кој е изграден во оваа дипломска работа, се обидува да ги почитува правилата по кои функционира Архив како институција, но не е наменет да ги исполни официјалните потреби на таква институција, туку е пред сѐ наменет да ги задоволи следните потреби за внатрешно неформално дигитално архивирање во една организација. Корисниците можат систематски да управуваат со процесите вклучени во задржувањето и отстранувањето на записите во организацијата.

Во приватните компании севкупната документација и евиденција се користи за да се проценат перформансите на компанијата и меѓуорганизациската одговорност. Се додека постои компанијата потребни се сите евиденции и документи зачувани во една компаниска архива. Со цел да се олесни начинот на распределба на тие евиденции меѓу корисниците односно работниците е создадена апликацијата Save Space. Со електронско архивирање се олеснува начинот на зачувување на документи потребни за компанијата, се заштедува време за пристап до истите; значи не треба да се пристапи до просториите каде што се наоѓаат документите, туку потребно е само корисникот да се најави и да го најде со пребарување соодветниот документ од соодветниот оддел на компанијата.

Претходно имавте 12 случаи на употреба, сега велите дека има само 3, меѓутоа… иако во списокот листате како да се само 3 и имате 3 наслови, на дијаграмите имате нацртано 20 случаи.

Заклучувам дека во последнава верзија има помалку отколку што имаше претходно, забелешките се дел поправени, а има цела серија нови забелешки. Најдобро да не ги пишувам ве молам проверете изгледа по грешка сте ги избришале материјалите што ги имаше кога сте ги ставале новиве измени.

Најдобро да изгледа вака:

• список од сите актери со кратко објаснение секој што прави
• список од сите 20 (или колку се) случаи
• на еден или на повеќе дијаграми сите 20 (или колку се) случаи со сите актери и врските меѓу актерите
• табелите за секој случај за сите 20 (или колку се) случаи, со сценарио

Генерална забелешка. Во повеќе случаи, како учесници во случајот имате два актери, но во сценариото велите Корисникот го прави тоа и тоа. Тоа мора да се прецизира, кој од двајцата учесници ја прави акцијата. На пример во Случај 2 учествуваат Администатор и Референт. Во Чекор 1 велите Корисникот се најавува на админ панелот - дали и Референтот може да се најава на админ панелот. Во чекор 3 велите креира оддел - дали и Референтот може да креира оддел. Дополнително, кога во некој случај се наведени повеќе актери, тоа значи дека сите тие учествуваат во сценариото, секој со различна акција. Не се наведуваат ако се вклучени или едниот или другиот, тоа треба да се конструира на сосема поинаков начин со трет погенерички актер.

Повеќето други проблеми кои беа видливи на претходните дијагами се поправени, но ова сеуште е проблем и мора да се корегира.

Кога ќе поправите проверете ги повторно претходните забелешки кои ги имав, за не се повторуваме со дискусијата.

Листа на актер

1. Администратор - корисник кој управува со системот. Ги поседува сите привилегии и управува со останатите корисници.
2. Референт - корисник кој има пристап да управува со оддели, фолдери и датотеки.
3. Надзорник - корисник со лимитирани привилегии кој може да направи преглед на модулите за архивирање или зачувување на датотеки.

Листа случаи на употреба

1. Преглед на корисници
2. Управување со корисници
3. Преглед на оддели
4. Управување со оддели
5. Управување со фолдери т.е. документи и нивни верзии
6. Управување со датотеки
7. Export од база
8. Симнување на датотеки од оддел, фолдер или сите
9. Уредување на своите кориснички податоци
10. Креирање на фолдер или негова верзија
11. Прикачување на датотеки
12. Преглед на оддели
13. Преглед на фолдери т.е. документи
14. Преглед на датотеки

Сценарија на случаи на употреба

Дијаграм за приказ на случаите на употреба, организиран по ролја на корисник

На сликата погоре е прикажан кориснички дијаграм за операциите кои може корисникот да ги изврши во апликацијата врз база на дозволени пермисии т.е. ролја на корисникот во системот.

Случаи на употреба

Случај на употреба 1: Управување со корисници

Актери	Администратор
Опис	Администраторот има целосен преглед на сите корисници. Тој оперира со нивните профили и им овозможува пристап до апликацијата.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со корисници. 3. Има можност да креира, промени статус, избрише и уредува податоци за корисниците. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден администратор неможе да избрише друг администратор како и еден референт или надзорник не може да се избрише доколку има асоцирани фолдери т.е. документи
Забелешки	/

Случај на употреба 2: Управување со оддели

Актери	Администратор, Референт
Опис	Администраторот или референтот управуваат со оддели.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот или референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со оддели. 3. Има можност да креира, уредува (име или код) или избрише оддел. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден оддел не може да се избрише доколку во него има фолдери
Забелешки	/

Случај на употреба 3: Управување со фолдери и нивни верзии

Актери	Администратор
Опис	Администраторот управува со фолдери.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да креира фолдер или негови верзии, прикачи датотеки во фолдери или да го избрише. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Еден фолдер не може да се избрише доколку во него нема датотеки
Забелешки	/

Случај на употреба 4: Управување со датотеки

Актери	Администратор
Опис	Администраторот управува со датотеки.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери или датотеки. 3. Има можност да прикачи датотеки во фолдер или негови верзии или да ги избрише. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	Не е можно да се прикачи датотека со исто име која веќе постои.
Забелешки	/

Случај на употреба 5: Export од база

Актери	Администратор, Референт
Опис	Администраторот или референтот прави Еxport на табела од база.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот или референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Во страниците: "Корисници", "Оддели", "Фолдери" и "Датотеки" има копче "Export". 3. Со клик на копчето се симнува Excel датотека која ги состои сите полиња во одредена табела. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 6: Симнување на датотеки од оддел, фолдер или сите

Актери	Администратор, Референт
Опис	Администраторот или референтот ги симнува сите датотеки или дел од нив во Zip.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот или референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Во страниците: "Оддели", "Фолдери" и "Датотеки" има копче "Download". 3. Со клик на копчето се симнува Zip датотека која ги состои сите датотеки структурирани според тоа како се зачувани на сервер. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	Доколку не постојат датотеки во одреден оддел, фолдер или воопшто не се симнува Zip

Случај на употреба 7: Уредување со своите кориснички податоци

Актери	Администратор, Референт, Надзорник
Опис	Корисникот (сите актери) ги менува податоците за својот профил.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Корисникот (сите актери) пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Пристапува до своите податоци. 3. Има можност да ги менува своите информации, корисничкото име, лозинката како и е-адресата. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	Доколку направи промена на својата е-адреса, корисничко име или лозинка администраторот автоматски се одјавува од системот.

Случај на употреба 8: Креирање на фолдер или негова верзија

Актери	Администратор, Референт
Опис	Администраторот или референтот креира фолдери и нивни верзии.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот или референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да креира фолдер или негови верзии, прикачи датотеки во фолдери. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 9: Прикачување на датотеки

Актери	Администратор, Референт
Опис	Администраторот или референтот прикачува нови датотеки во фолдер.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Администраторот или референтот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери или датотеки. 3. Има можност да прикачи датотеки во избран фолдер. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 10: Преглед на оддели

Актери	Надзорник
Опис	Надзорникот има целосен преглед на страницата со оддели.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Надзорникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со оддели. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за одделите, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 11: Преглед на фолдери

Актери	Надзорник
Опис	Надзорникот има целосен преглед на страницата со фолдери.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Надзорникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со фолдери. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за фолдерите, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/

Случај на употреба 12: Преглед на датотеки

Актери	Надзорник
Опис	Надзорникот има целосен преглед на страницата со датотеки.
Тригер	/
Предуслов	Компјутерски уред, интернет врска и прелистувач.
Постуслов	/
Нормален тек	1. Надзорникот пристапува до страната и се најавува на админ панелот. 2. Преку навигацискиот панел пристапува до страницата со датотеки. 3. Има можност да ги гледа сите податоци за датотеките, да направи филтрирање или пребарува. 4. По извршени акции ја напушта страницата.
Исклучоци	Недостапност на информации во системот, слаба интернет конекција, недостапност на серверот.
Фреквенција на користење	Според потребите и барањата на фирмата.
Бизнис правила	/
Забелешки	/